浅谈信息化项目的管理对策

【摘 要】陕西卷烟总厂宝鸡分厂易地技改信息化建设坚持“总体规划、分步实施”的原则，贯彻落实国家局《数字烟草发展纲要》和行业信息化建设“四统一”总体要求，总结企业几年来信息化建设的历史经验和教训，制定了易地技改信息化建设总体规划和信息化工程的整体布局。信息化建设项目实施过程是一项复杂的系统工程，它不仅涉及专业技术，而且涉及管理业务，需要各方人员的协调与配合。信息化项目的风险主要有技术风险、管理风险和系统风险。宝鸡分厂积极采用主动防御的管理策略，从几个方面预防、规避项目风险。 【关键词】信息化项目 风险评估 预防对策 一、引言 陕西卷烟总厂宝鸡分厂易地技改工程是“十五”后期规划的重大技改项目，总投资9.6亿元。此次易地技改将按照烟草行业“控制总量、提高质量、调整结构、增加效益”的发展方针，本着“一次规划、分步实施、突出重点、量力而行、远近结合、留有余地”的原则，抢抓机遇，借鉴行业技改经验，采用计算机集成制造系统，实现制丝管控一体化、物流仓储自动化、管理信息化、现代化，最终建成集生产、营销、科研、行政为一体的卷烟科技工业园区。 二、信息化建设总体目标 易地技改伊始，在国家局、省中烟工业公司信息中心的指导下，贯彻落实国家局《数字烟草发展纲要》，按照行业信息化建设“四统一”总体要求，通过总结几年来企业信息化建设的历史经验和教训，以实现信息的实时采集、系统集成和信息共享为目标，构建企业数据中心，为企业的系统集成体系提供技术支撑。同时，以信息化建设为切入点，以提高经济效益为目标，通过优化管理、资源整合，实现核心业务流程的优化，促进企业信息流、物流、资金流的有机集成，加速企业的快速运转，适应企业的改革发展，为企业稳健发展奠定坚实的管理基础。 信息化建设按照“修路”、“建库”、“集成应用”的思路出发，结合企业实际，按照既定的新厂区信息化建设总体规划，将信息化建设项目合理分解、打包，组合成9个子项目，完成了新厂区信息化工程的总体布局。 三、信息化建设项目风险评估 企业信息化建设是一个技术工程，更是一个管理工程和系统工程。信息化建设项目实施过程是一项复杂的系统工程，它不仅涉及专业技术，而且涉及管理业务、组织和行为，需要各方人员的协调与配合。不仅需要甲方项目管理人员、乙方项目经理、乙方项目技术开发人员的协调，也需要甲方最终用户、第三方项目人员的广泛沟通，共同参与和合作。 项目风险是指潜在的预算、进度、人力、资源、客户、需求、项目复杂性等方面问题以及它们对项目的影响。信息化项目风险主要有以下三个方面： ㈠是技术风险 技术风险是指潜在的设计、实现、接口、验证和维护等方面问题。项目的总体架构设计过于复杂，项目的信息处理结构化程度过低，都会直接影响项目实施方对技术的把握，从而影响项目的质量，以及用户对技术的理解和消化。项目的规模过于复杂、庞大，则会造成资源配置和项目开发进度控制的困难。此外，项目实施方的技术能力直接决定项目开发的水平。技术风险威胁项目的开发质量和交付时间，技术风险的发生是因为问题比人们所设想的更难以解决。 ㈡是管理风险 管理风险是人力因素，主要来自于甲乙双方项目管理人员的组织有效性，项目时间、资源的计划确定性和可控性，以及项目质量监控的力度和策略。项目实施中各类角色如何有效组织，并协同发挥积极因素是一个项目组织的课题，存在很多的不确定性。而项目进度的计划和项目预算是否具有确定性直接影响项目的可控程度。项目监控的力度在实际过程中会面临来自各方面的干扰和阻力。 ㈢是系统风险 系统在这里指的是由信息化相关要素组成的动态联系的有机体系。主要指的是用户需求的不断变化。由于企业组织结构调整、业务流程优化、组织的观念转变、先进管理思想等因素影响，用户需求由不明确、逐渐明确、到用户需求不断膨胀。甲乙双方项目管理人员要关心用户需求变化以及其他与项目相关的因素变化，才能识别风险、缓解风险。 四、预防项目风险 我们针对信息化建设项目存在的许多不确定性因素可能导致的问题，事前进行充分分析、多次讨论，事中全过程跟踪监督、事后重视项目的验收评估。我们改变被动的“救火模式”，积极采用主动策略，以便最大限度地规避在项目建设过程中可能会发生的风险。 ㈠群策群力、集思广益 2005年易地技改工程实施之际，企业在易地技改指挥部内专门设立了信息工程组，期望对技改工程所涉及的信息化工作“全盘考虑、统筹安排、总体规划、分步实施、阶段见效”。以网络化、集成化、智能化为方向，以现代集成制造系统（CIMS）为目标，高水平、高起点建设新厂区的信息系统。 我们从分析企业内外部环境出发，经过与相关部门技术人员共同研究，反复讨论，采取分步骤、分阶段、分主次进行信息化建设整体规划，设计出了一整套符合企业实际的信息化工作流程和机制，做到有的放矢。按照“整体规划、分步实施”的原则，制定了易地技改信息化建设的整体布局和总体规划。 企业相关部门业务人员是信息化项目需求的主要提出者，也是信息系统的最终使用者，同时也是信息系统的最终评价者，他们往往在信息化项目管理中具有重要的地位。在项目规划阶段，我们在起草、编制信息化项目招标文件的技术要求过程中采取多种形式，从项目招标内容、范围、与其它集控系统接口界面等技术方面广泛收集、归纳他们的意见，总结、采纳合理化建议和意见，做到广泛沟通，共同参与。 ㈡借用“外脑”、提高技术水平 企业信息化是一个复杂的系统工程，既是一个信息技术应用项目，又是一项管理工程。不仅要在技术层面上做文章，更要从总体和战略角度考虑问题。许多企业的信息化应用没能取得预期的管理效果和效益，多数是因为没有认识、理解、处理好技术与管理的关系。企业信息化是变革和再造的过程，需要既懂管理又懂信息技术的复合人才参与工作。如：进行管理咨询、业务流程重组与再造、系统分析、体系架构及建设过程的指导、监督和技术方向的掌控等。 因此，应聘请若干既懂管理又懂信息技术的复合专家，与企业内部的管理、业务、信息技术人员组成专家组，指导全厂的信息化建设；应积极寻求具有技术实力和行业经验的合作伙伴作为厂信息化建设的技术依托和总承包单位，以降低企业信息化过程的风险。 2005年上半年，依据国家局《数字烟草发展纲要》及企业信息化建设现状，由厂信息中心负责，聘请第三方系统集成商为企业制定了《宝鸡分厂信息化总体规划报告》。总体规划报告是企业信息系统建设的指导性文件，为易地技改总体方案中的信息系统部分提供依据，也为企业制定CIMS建设的总体方案、技术路线和工程实施计划等提供参考。 我们统筹安排，多次邀请与信息化项目有关的设备制造厂家、系统集成商来厂举行专题技术交流，充分发挥“外脑”的聪明才智，利用他们的经验，针对信息化系统方案、产品选型、软件架构等问题进行诊断，提出问题的解决方案。同时，派员到同行业先进烟厂考察交流，取长补短，规避项目技术和管理风险。 ㈢抓好全员培训为信息化建设打好基础 信息化工程的实施，实质上是现代企业管理思想与现代信息技术相结合的产物，所代表的不仅是技术手段的升级，更重要的是管理思想的创新。企业最终用户直接与信息系统进行交互，只有最终用户能够熟练地操作信息系统，新系统才能发挥应有的作用。 我们在狠抓信息化项目管理工作的同时，不忘抓信息化培训工作。并把信息化培训作为一项重要的基础性工作来抓，结合易地技改信息化建设情况，制定了详实可行的培训计划，分级、分期、分批做好不同层次、不同岗位人员的操作培训，力争达到最终用户人人会熟练操作信息系统的程度。 ㈣加强施工过程监控管理，提高施工质量 在项目监控阶段，我们通过招投标方式引入第三方监理单位。监理单位不仅负责土建工程施工监理，而且负责结构化综合布线工程的管路预埋、孔洞预留、线缆敷设质量的监督管理。通过第三方监理单位的监督管理，强化了综合布线工程的进度监控和质量控制，全过程地为项目管理保驾护航，减少了项目施工风险。 ㈤充分发挥乙方技术优势，减少项目技术风险 乙方的项目管理人员是项目开发的监控者和项目实施的组织协调者，他们的工作方法和工作力度将很大程度上影响项目开发的可控程度和项目的推进。乙方的技术开发人员是信息系统的直接研发者和系统建设的实施者和技术支持者，他们工作效率和质量直接影响项目的效率和质量。 我们将积极与乙方项目管理人员沟通、协调，充分发挥每一个开发人员的技术特长。不断提高技术开发团队的凝聚力，稳定开发队伍，发挥技术优势，减少项目技术风险。 ㈥在项目评估阶段，重视第三方的验收评估 在项目开发完成交付使用之前，通常要进行项目验收。验收通常是在系统正式投入运行之后，要根据信息系统设计规格说明书的要求，对系统进行全面综合测试、分析和检查，这一过程称为验收。验收主要是检查系统是否达到了设计的目标。验收通常标志着项目的结束，验收之后，系统进入到正式运行和支持阶段。今后我们将在信息化项目的评估阶段，重视第三方的验收评估，提高信息系统的可靠性和可用性。 信息化项目风险还涉及到组织变革的风险，经济风险，心理风险等等。在项目推进过程中我们将提前对这些风险因素有所认识，一旦有关问题发生时，可以从容冷静地处理解决。 【参考文献】 ⒈江开耀等编著《软件工程》 （2003.8） ⒉戴伟辉等编著《信息系统分析与设计》 （2004.1） 作者简介：孙青，男，1972年出生。1994年7月毕业于西北工业大学计算机应用专业，主要从事企业信息化管理、信息化建设工作。 通讯地址：陕西省宝鸡市宝烟路1号基建技改办公室 邮编：721000