探索知识管理在新华社办公信息化的发展 (1)

       新华社办公信息化已经历八年的风雨，从最早的信息电子化至如今的协同平台化，从最初的探索应用到如今的普及推广，无论从管理理念、技术架构、认识水平都有了质的飞跃。但随着信息化脚步正以几何级的速度的向前迈进，人们对信息化这一用以提高工作效率并推动生产力发展的有效手段也提出更高的要求。

　　知识管理以智力为资本、以信息化为要素的管理方法论引领着我们进行新的办公信息化发展的探索思路。

　　一、 知识管理的定义

　　知识是一种有价值的信息。价值针对每个人与每个企业而言都有所差异，因此对知识的理解也存在差异，任何信息都有成为知识的可能性。从知识的发展而言，早期的知识主要来自于纸质文档等非结构化元素，包括书本、公文、图表、合同、字据、材料、规范为主，显著的特征是静态结果;随着电脑的普及，数字化信息或者电子信息已经成为主导，知识来源已大大扩展，包括多媒体、数字库、结构化表单及其它更多无形的元素等，例如管理经验、业务方法、企业文化、职工技能等。

　　“企业知识财富是企业主要竞争优势的来源”这一点已经被越来越多的人接受。安德鲁.卡内基曾说过“在一个组织内，唯一不能被替代的资产是组织的知识和她的人员。”，可以说新时期的知识已成为企业运营管理的最大资本，更是推动社会发展的新动力。

　　知识管理(Knowledge Management，KM)伴随着知识经济应运而生，即系统的利用信息内容和专家技能，从而在大量信息中进行知识挖掘以及对人的隐性知识，进行知识的获取、传播、共享、利用、创新等有关连续管理过程，改进企业创新能力及快速响应能力，提高生产效率和技能素质，以促进经济和社会发展的理论与实践。

　　从实践层面上来说，知识管理一方面就是通过获取信息化手段将企业内外部的各种信息、数据、文档等综合起来，实现知识的发现与利用;另一方面即结合知识相关的活动进行充分的管理和支持，把知识本身、使用知识的人、传播知识的活动等各方面的资源协调统一起来，强调信息向知识价值增值过程。

　　二、 知识管理在办公信息化领域的结合

　　办公信息化经过十几年的发展，已进迈进协同OA的新时代。通过协同化的办公信息化平台，可以实现跨组织跨部门及人与人之间的资源共享、便捷沟通，让人们体会到协同带来的高效与便捷，推动了管理进步与服务创新。然而，如何从办公信息化的过程中挖掘到更多的信息，创造更多的价值，充分发挥职工的特长与能力，并带动企业的发展是我们新的思考焦点。

　　知识管理与办公信息化的融合并以此为理念的新一轮系统建设与推广是解决该问题的优选方案。知识管理在信息化系统中不是独立存在的，知识管理更像是一种管理思想，贯穿于信息化建设的整个过程，是联系众多资源、管理者、业务人员及企业整体的桥梁。

　在传统信息化建设过程中，往往所有的动作都是围绕着具体的事务来进行的，而办公信息化的目的也在于帮助企业摆脱部分手工工作，在一定程度上提升业务效率。传统OA中的信息是以单纯的文档、或静态数据等形式存在，信息的覆盖面和覆盖深度十分有限，难以将其凝练成知识，更无法建立很好的知识管理体系。而以知识管理为导向的新一代办公信息化系统不仅提供基本的信息和事务管理平台，还关注这些信息和业务过程中所包含的知识，并利用一系列知识管理工具实现对其的获取、转化、存储和利用，以支持企业知识型组织的建立。应该说，引入知识管理是办公自动化领域的一场革命，必将给办公信息化带来更高层面的应用价值。

　　三、 知识管理的主要实施过程

　　一个企业的知识链通常包括知识的识别、获取、开发、分解、储存、传递、共享以及知识产生价值。那么又如何实施知识管理信息化呢?我们认为知识管理信息化的主要包括认知、信息积累、知识挖掘、知识运用、规范化发展五个步骤。

　　首先，认知是企业实施知识管理的第一步，主要任务是了解企业的管理现状及整体信息化水平，确定实施方向，逐渐树立企业知识管理的远景规划目标。在这阶段，最重要的是掌握企业知识管理实施的背景及进行企业战略发展的规划及目标。信息化的过程是个流程再造及管理适应的过程，若不了解企业自身的情况，就盲目将信息化推进至一个很高的阶段或无序引进知识管理战略将很可能不适应企业的发展要求，甚至可能导致产生信息化成为一种负担，而知识管理更是无法取得一个良好的效果。

　　随着信息化过程的迈进，信息积累是进一步走向知识管理的重要步骤。传统的信息没有有效的手段可以进行分类、识别、归档、存储及综合利用，而信息科学技术则使信息转化为知识进而成为一种资本的源动力。信息管理将各种各样的信息以一定的方式汇总、组织起来，方便人们利用计算机来查询和检索。将企业内部的人事、资产、财务、公文、档案等各方面的信息进行积累，并将它们相互关联，使信息成为知识的源泉，是知识管理实施步骤最重要的基础。

　　知识是由信息而来，它是通过信息的提取、识别、分析和归纳转换而来的，故信息管理是知识管理的基础，知识管理则是信息管理的延升和发展。完成一定的信息积累后，知识的挖掘则是展开知识管理实施的开拓步伐。错综复杂的信息一直随着几何级的基数快速增长。如何将信息转化成为一种知识呢?

　　每一个企业都有自己的管理方法、经验、业务流程及企业文化，它们的体系及任务特性也各不相同，所产生的知识也有所差异。根据相应的流程特点及管理模式，将这些任务特性进行信息化的描述成为一种信息资源。结合信息检索、分析及挖掘技术，进行适当的分类及抽取或形成一组问答序列，并将这些信息进行提取，形成解决某一问题域的数据集市，挖掘出一定的专门知识，作为决策的依据。

　　针对不同的知识体系及应用特点,企业可根据自身的现状及远景规划进行知识管理模式的分析并拟定合适的知识管理方法。在初步可率先选取适当的部门和流程，依照规划基础进行知识管理实践，并取得知识管理的初步运用。在不断总结完善的基础上，继而进行知识管理全面的溶入企业业务流程和价值链，实现学习型组织、头脑风暴等知识管理提升计划的全面运行。