SAP助力高教出版社实施信息化案例

项目摘要

　　高等教育出版社是中国最大的出版社之一，是国内各级、各类教育教材建设的基地。2003年实施SAPR/3解决方案，2004年进一步实施SAP Portal 和SAP BW 完善企业信息平台，协助业务分析和决策。

　　行业

　　媒体出版

　　网址

　　www.hep.com.cn

　　项目目标

　　■ 向国际一流出版社迈进，提升企业管理水平

　　■ 进一步优化企业管理以适应机构改革和流程重组带来的业务流程与工作模式的变化

　　■ 加强信息沟通，促进企业决策科学化

　　■ 建立完善的报表分析系统协助业务分析和决策

　　主要挑战

　　■ 有效控制成本费用和实现合理库存

　　■ 加强对从编辑到出版，从印刷到发行全过程的控制

　　■ 完善信息平台，加强数据管理和数据挖掘以协助决策

　　为什么选择SAP解决方案

　　■ SAP 是世界应用最广泛的ERP系统，汇集了众多企业的优秀管理经验

　　■ 在中国为众多企业所选择，实施成功率高

　　■ SAP 拥有唯一完整的针对媒体行业的解决方案

　　■ Portal和SAP BW与SAP R/3的无缝集成

　　实施要点

　　■ 项目第一期实施了FI、CO、SD、PP、MM、PS、HR七个功能模块，实施周期为七个月

　　■ 2004 年实施 SAP Portal 和SAPBW周期为二个月

　　实施后的主要收益

　　■ 将销售和控制信息量化，加强科学化业务决策

　　■ 业务流程可视化，全面监控业务环节

　　■ 减少资金占用，优化库存管理

　　■ 完善和高质量的报表系统方便查询和分析决策

　　■ 为全国出版行业提供有益的经验

项目实施方案

　　SAP 中国咨询部

　　普华永道

　　解决方案和服务

　　SAP R/3

　　SAP Portal

　　SAP BW

　　现有环境

　　SAP R/3

　　数据库

　　Oracle

　　硬件

　　IBM、Dell、EMC

　　操作系统

　　AIX 和Windows 2000 Server

　　高教出版社作为我国最大的出版社之一，是国内各级、各类教育教材建设的基地，可以说，无论是其800 人的企业规模，还是高达年16 亿的码洋，都是我国出版行业的排头兵。其实，高教出版社信息化建设从十年前就开始了。从财务系统开始，信息部员工逐渐编写了涵盖编辑、生产、发行、财务等业务所有流程的系统。但是，到了2002 年，伴随业务的发展，系统到了不得不抛弃的地步。首先，由于系统是各个时期编写的，因此，形成了一个个信息孤岛。发行由于与钱紧密挂钩，因此与财务系统相连。编辑、出版这两条线也互相沟通。但这两套系统之间并无关系。数据沟通以简单的拷贝为基础，于是，出现了严重的数据不同步的情况。其次，十年前开发的系统是基于DOS 系统的，界面不友好，系统运行慢。尤其是随着数据的不断增加，系统的速度到了几乎不能使用的地步，以致销售人员不得不把以前的四联订单拿出来，手工填写，加班下单。

　　更重要的是，高教出版社的新办公楼已经土建封顶，IT硬件采购也已经完成。把在三个地方的员工都搬到同一个地方，编辑、发行、财务都集中在一起，没有ERP 系统根本无法工作。于是， 高教出版社的领导就开始了漫长的寻找过程。

　　慎重的选择，明智的抉择

　　从2001 年年末开始，高教社集团即进行了多次信息化建设的研讨论证，结果证明信息化建设要起点高，具有前瞻性，能够支撑未来发展战略，应该选择管理信息系统的高端产品，才能够适应市场和集团的发展。经过历时8 个多月的考察调研和十几次的专题论证，高教社集团选择了SAP 解决方案。选择的主要原因是SAP 作为在世界上应用最广泛的ERP系统， 集成了上百个大型企业优秀的管理经验，无论是模块配置，还是流程管理，都能最大程度地满足企业用户的需要，同时目前只有SAP可以提供完整媒体行业解决方案。在对管理流程的改造上，SAP汇集了世界上最先进企业十几年甚至几十年的经验，而这一点，与高教出版社立志于成长为世界一流出版社的初衷不谋而合。同时，从国内实施过的成功案例看，SAP 实行了“灯塔”计划以后，经过几年的运作，在国内各行业树立了一批又一批的灯塔，比如联想集团、海尔等，其成功率之高，其影响及规模之大，也是对高教出版社的一个激励和鼓励。

再者，SAP中国咨询部和SAP的合作伙伴普华永道在为众多客户实施SAP 的过程中积累了大量的实战经验，可以有效地保障实施的成功。基于这三条理由，已经足以让高教出版社决定与SAP 合作了。成功实施背后困难重重的日日夜夜在高教出版社的规划里，第一阶段要使用SAP R/3 的七个模块：项目管理、计划管理、物料管理、销售管理、财务会计、管理会计、人力资源管理。 从2002 年11 月到2003 年5 月12 日，高教出版社计划的10个月上线的ERP，7 个月就上线了，速度超乎客户的预料。实施的高效正是由于SAP中国咨询部业务咨询人员和普华永道公司的项目实施人员训练有素，专业知识背景的丰富，细致入微的项目准备工作和紧密配合。在高教社实施的SAP解决方案， 模块内部有很多可配置的标准选项，高教出版社可以根据自己的实际情况进行配置，解决大部分问题。再加上引入了SAP新推出的媒体解决方案的部分功能，从某种程度上来说，高教出版社的大部分需求已经得到满足。此外，SAP 的产品还针对高教出版社的个性化需求进行了定制。由于R/3有强大的内嵌工具，接口也很统一规范，适配器功能强大，这些定制也得以轻松完成。项目的第二阶段，于2004 年由SAP 中国咨询部实施了SAPPortal 和BW，满足了高教社对系统内信息平台进一步完善的需求。

　　引入先进理念和方法，实现战略宏图

　　高教社SAP项目上线后， 引入了最新的管理理念和管理方法，彻底梳理了流程，将以前手工的销售信息、控制信息变成了可量化的数据，让决策不再是拍脑门就做的事情。目前，高教出版社的系统数据有了统一的接口，业务部门和财务能够同步。尤其是在销售方面，以前给经销商的折扣都是一种习惯，甚至在错误时也没察觉。而上了系统之后，由于对几百个经销商的信用额度进行了定义，对7000 多品种进行了整理，再利用系统的数据仓库和数据挖掘功能，系统很好地控制了折扣情况。据统计，目前，高教出版社的折扣点比以前提高了3%。这个数字乘以码洋就是高教出版社每年节约的资金，而这笔账算下来，高教出版社一年就收回了ERP的投资。另外，现在经销商下订单也可以在网上进行，加快了速度，编辑也可以随时知道自己负责的那本书目前生产到了什么地步，销售状况如何。再加上系统设置的产品预警线，对于库存过高或过低的产品进行预警，提前解决了生产问题。SAP BW 的实施提供了基于业务的报表数据，直观详细，有利于业务各部门和总公司查询和决策，报表操作简单;SAP Portal 集成展示基于角色的BW报表，用户从浏览器就可以直接访问，无需其他客户端软件，易于管理维护，同时实现安全访问。SAP BW 和Portal 的实施为高教社建立了完善的报表分析系统和集成展示工作平台，帮助企业进行科学决策。

　　SAP业务咨询顾问—专业的服务是项目成功实施的有力保证

　　SAP大中国区咨询服务部于1995年年底正式成立，分别设在北京、上海、广州、香港和台湾地区，拥有180 多位资深咨询顾问。SAP中国咨询队伍