条码技术在固定资产管理中的应用

一、行政事业单位固定资产管理系统的应用
    固定资产是维系正常营运的必要的物质条件。固定资产结构是否合理，使用是否有效，核算是否正确，直接关系到资产实物管理和财务核算。因此，加强对固定资产的核算和管理，管好、用好固定资产，其目的是保护固定资产的安全、完整和提高固定资产的使用效率，充分发挥其效能，节约资金，对确保行政事业的健康发展和提高效益，具有十分重要的意义。
    XX区人民政府是新近由二个区组建而成，地域扩展，资产迅速增长。为防治国有资产流失，达到优化配置，提高使用效益，节约国家财政开支等目的，决定在全区进一步规范行政事业单位固定资产管理，实现区级行政事业单位固定资产信息化管理。制定了行政事业单位固定资产管理暂行办法，成立了固定资产管理领导小组，下达了行政事业单位固定资产管理实施办法、范围、时间安排。
    针对我公司提供的固定资产管理系统，结合区人民政府固定资产管理办法，对固定资产管理系统作了一定的客户化修正。
    1．为确保资产的原始数据，在系统和建挡卡片上增加“资产归属”字段。该字段有2种状态：0和1，表示“XX区”和“YY区”。 系统的录入中可以进行选择，卡片显示方式为：—个多选框，文字为：XX区资产。该项选中时表示该资产是XX区的，未选中时为YY区的。
    2．查询、报表、盘点界面中增加一个下拉列表。内容为：全区(XX区、YY区)并可以按所选的内容进行统计。其中选择“全区”时，相当于选择所有资产。
    3．固定资产卡片设置成两类，分房产类和非房产类(阳·卡)。
    4．根据行政事业单位细则，修改“购置方式”和以购置方式统计的相关报表。购置方式：预算内、预算外、自筹、调拨、捐赠、盘盈、其它。
    5．修改“固定资产月统计表报二”和“固定资产分类统计年报表”。格式见“固定资产分类统计年报表．x：s”。其中购入合计二预算内+预算外+自筹。
    6．修改“退出方式”和以退出方式统计的相关报表。退出方式：报废、转让、盘亏、失效、捐赠、调出。
    7．加入“面积”字段，格式见“固定资产盘亏明细表．x，s”，增加打印预览，尤其是在“综合查询”中。
    8．增设二级操作员权限管理
    总部分二个级别的操作员，一个可以看到和操作下级单位的资产，另—个只能看到和操作本单位的资产。为确保全区固定资产系统所录入的数据和财务部登录保留的相关数据是一致的，区固定资产管理领导小组对固定资产原值或评估值及其在此基础上计算得出的固定资产折旧，资产的数量，录入的数据和时间，固定资产报废等事项和所属单位财务部门进行协调、沟通和统一。
    行政事业单位固定资产管理实施办法相关制度及规章已制定：资产的录入及条码粘贴工作，负责人明确；资产的报废，转移，借用手续的制定及完善；原有同类资产建档的规定及相应措施。区所属单位资产管理部门提在供资产分类、资产所属部门、资产保管人等。
    我公司项目组和XX区固定资产管理领导小组精心组织，分2—3批对区所属单位资产保管员及相关人员进行系统培训(系统的架构和操作)再进入实施阶段。
 

二、系统实施
固定资产管理系统一操作流程(见图1)

1、资产信息录入
    A．固定资产的分类及增加
    固定资产管理系统中，所有的固定资产是完全按照国家标准进行划分和归类的。用户也可根据实际情况重新定义。对于一些特定的固定资产如：HUB的划分，有可能
    是通讯设备使用的，也有可能是在网络设备中使用的，所以我们要在系统录入时作统一的归类。同时随着时间的推移还有可能会出现一些新的固定资产设备，对于这类固定资产的录入就需要进行固定资产类别的创建。在软件使用初期，建议在资产录入之前，使用查询功能，查询此资产的分类情况，要与以前的分类一致。
    资产录入首先考虑名称，从名称上考虑用途，有特殊名称或用途的资产要在“备注”戊“睨明”中指明，每条资产录入时要落实到具体的品牌、型号和类型，比如“惠普6L激光打印机”，此名称将反映在标签上，要一目了然，刁；能只写“惠普”，避免同类产品过多时产生分歧，无法区分型号而影响效率。
    B．行政机构所属部门和企事业有所不同，可在部门设置中增加和减少。
    C．固定资产保管人明确。固定资产保管人要落实到位，每个部门可指定—人，负责保管本部门的所有资产，互相借用时要此人经手，落实到书面上。
    D．使用期限与折旧月份
    使用期限与折旧月份可以不同，以财务部门规定为准。行政机构的折旧方式不同于企事业，折旧率可根据具体的规定填入。
    E．字符输入状态
2．资产录入时要注意字符输入状态，有些地方只能输入数字。
3．经审核后按部门产生资产条码及资产明细表
4．资产条码标签粘贴(带上条码标签及相关明细表)
5．盘点流程和注意事项
    A．在资产盘点之前需要把该部门资产信息下载到条码阅读器中，然后带上固定资产盘点表，也可以把该部门的所有资产报表打印山来，以便现场查询。现场盘点时盘盈的资产阅读器会提示，马上与保管人联系，询问原因，纪录在固定资产盘点表。全部盘完成后，利用阅读器的查询功能，查询“异常”和“未盘点”信息，如有此情况马上与保管人联系，在另外一张固定资产盘点表—上记录所有资产的盘亏的信息，回来统一录入，按照记录内容进行数据调整，在“添加”、“删除”、“转移” 中对需要调整的资产进行调整。
    B．针对性的设计第一次和第二次固定资产的盘点表格。在固定资产的盘点过程中第一次进行固定资产盘点时，我们会了解到固定具体名称、所在的部门、现在使用的状况等等。而对于第二次固定资产盘点时，会有我们在第一次固定资产盘点过程中不能准确反应固定资产所在的部门需要我们做相应的资产凋整，这个时候我们需要根据实际的情况进行固定资产的转移。
    C．  规范系统实施过程中相关文档。在固定资产管理系统的实施中，有很多固定资产盘盈盘亏的数据，对于这些固定资产的数据，我们现场的系统实施工程师，往往认为固定资产盘盈盘亏的数据，不是特别多，已经做了相关的数据记载，而没有对记录的数据进行统一，保存、整理，结果导致在最终我们进行固定资产汇总时，数据无法对平。
    D．制定固定资产盘点表
    在进行固定资产条码的初次粘贴和盘点过程中可能会有一些固定资产无法在第—次完全实现一一对应，对于多出来固定资产实物，我们要进行现场的登记，以便下一步进行数据调整。
    E．数据统计汇总
    盘点过后上传数据时一定要先清空系统中的盘点表，以免以前的盘点数据和此次数据混淆。
    F．异常情况处理(根据规定)
    G．系统中资产修正
    H．汇总统计
    I．针对性处理
    J．生成最终报表  (要求的报表格式与目前资产管理软件有部分不同，要稍作修改)生成最新月报后，要对所有资产进行锁定操作。因为如果生成报表后，需对资产进行锁定操作。这些资产一经锁定后，如对其及进行修改，系统将提醒用户重新生成月报表，以减少报表数据失真。
    K．资产数据库保存
   
    在“assets”中，有“assets．db”的数据库文件，所建固定资产资料都存储在里面，可以拷出来在其他机器上使用和备份。