关于印发《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》的通知

国家国防科技工业局　国家档案局关于印发《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》的通知

科工计[2015]931号

教育部、中国科学院，各省、自治区、直辖市国防科技工业管理部门、深圳市国防科技工业办公室，各军工集团公司，中国工程物理研究院，有关民口中央企业集团公司(研究院)，工业和信息化部所属高校：

　　为加强国防科技工业固定资产投资项目档案管理，根据《中华人民共和国档案法》及有关规定，特制定《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》。现印发给你们，请认真贯彻执行。

　　国家国防科技工业局

　　国家档案局

　　2015年10月12日

国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法

第一章　总则

　　第一条　为加强国防科技工业固定资产投资项目(以下简称项目)档案工作，确保项目档案的完整、准确、系统、安全和有效，根据《中华人民共和国档案法》《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》和《国防科技工业固定资产投资项目管理规定》，制定本办法。

　　第二条　本办法适用于国家国防科技工业局负责审批或审查后报国务院审批、全部或部分使用中央财政资金的固定资产投资项目的档案管理工作(以下简称项目档案工作)。

　　第三条　项目档案是指在项目论证、批复、实施、竣工验收、运行维护等各阶段形成的具有保存价值的各种载体形式的项目文件。项目档案管理是项目管理的重要组成部分。

第二章　职责分工

　　第四条　国家国防科技工业局项目档案工作接受国家档案局监督指导，其主要职责包括：

　　(一)根据国家有关方针政策和发展规划，统一领导项目档案工作，制定相关规章制度;

　　(二)归口管理项目档案验收，会同国家档案局对项目档案工作进行监督、指导和检查;

　　(三)负责组织项目档案信息报送工作，接收和管理项目档案目录信息;

　　(四)组织开展项目档案管理宣贯培训、交流，建立档案专家库。

　　第五条　国家有关部门(单位)、各军工集团公司、中国工程物理研究院、有关民口中央企业集团公司和地方国防科技工业管理部门(以下称主管单位)分别负责所属单位和地方单位项目档案工作的统一管理，主要职责包括：

　　(一)根据国家有关政策法规要求，编制项目档案工作规划与计划，制定项目档案管理、验收等相关制度和标准规范;

　　(二)建立健全项目档案工作组织体系，设置相应的档案工作机构，明确项目档案工作的分管领导，配备项目档案工作专职人员;

　　(三)对项目档案工作进行监督检查，受委托组织开展项目档案验收工作;

　　(四)组织开展项目档案管理培训、业务指导、交流与项目档案信息报送等工作。

　　第六条　承担项目建设任务的科研院所、高校、国有独资和国有控股企业、非公企业(外资企业除外)等(以下称建设单位)是项目档案工作的责任主体，主要职责包括：

　　(一)根据国家有关政策法规要求，建立健全本单位项目档案工作制度和标准规范;

　　(二)建立项目档案工作领导责任制，相关部门、人员岗位责任制和考核机制，建立以档案工作管理部门为核心的项目档案工作网络;

　　(三)按照国家档案工作“三纳入冶、“四参加冶、“四同步冶等要求，将项目档案管理纳入项目管理程序，与项目建设工作同步开展，并明确具体项目档案工作管理职责、控制措施、归档计划、归档范围等方面的工作要求;

　　(四)对项目档案实行集中统一管理，并组织有关专业人员和档案人员对项目档案进行自查;

　　(五)对项目管理人员和档案管理人员进行项目档案管理业务培训，以满足项目档案工作需要。

第三章　项目文件归档与管理

　　第七条　建设单位及承担项目勘察、设计、施工、监理、设备供应等任务的单位(以下称参建单位)在项目论证、批复、实施、竣工验收、运行维护等各阶段工作中，均应按要求将相应形成的文件材料及时归档。

　　第八条　建设单位按照国家建设项目文件材料归档及档案管理相关规范要求，制定项目文件材料归档范围和保管期限。

　　第九条　建设单位档案工作管理部门应参加设备开箱验收、交(竣)工验收等工作;其他有关部门按照档案工作管理部门要求，开展项目文件材料收集、整理和归档工作，做到“谁形成、谁归档冶，并接受档案工作管理部门的监督、指导和检查。

　　第十条　建设单位在制定招标文件、与参建单位签订合同(协议)时，应设立专门条款，明确相关单位的项目档案管理职责及项目文件材料形成、归档职责、归档范围、质量要求、整理标准、归档套数、归档时间及违约责任。

　　第十一条　建设单位在支付合同款前，应审查参建单位的项目文件材料归档情况，对于未按合同(协议)要求提供项目档案(文件材料)的，暂停或不予支付。

　　第十二条　参建单位和建设单位相关部门按照有关标准规范，将项目形成的全部文件材料进行分类、组卷、整理和编目，并编制归档说明。

　　第十三条　项目文件材料归档要求如下：

　　(一)归档的文件材料应完整、准确、系统、有效;

　　(二)归档的文件材料应为原件;

　　(三)归档的文件材料字迹线条耐久、清晰、载体质量优良，签章完备，符号、代号、计量单位符合标准化要求，竣工图更改到位，标识清楚;

　　(四)建设单位应对项目建设的重要阶段和关键环节(重要部位、重要工艺、重要工序、重大事件、重要活动等)，重要结构或关键部位的隐蔽工程形成照片、录音、录像等图像及音视频电子文件，并按国家有关规范要求进行整理和归档。

　　(五)文件材料移交归档时应填写移交清单，履行清点、签字等交接手续。

　　第十四条　建设单位根据国家或行业档案分类编号的规定，编制本单位项目档案分类编号方案。分类编号要遵循文件材料的形成规律，便于保管和利用。

　　第十五条　建设单位根据国家或行业电子文件管理的有关法律法规和标准规范，按照“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密冶的原则，加强对项目所形成电子文件的收集、管理和归档工作。

　　第十六条　建设单位应按照档案信息化建设要求采用档案管理信息系统，建立项目档案数据库。

　　第十七条　建设单位应按照纸质档案数字化技术规范对项目纸质文件材料进行数字化转换，范围包括但不限于以下内容：项目立项审批文件、地质勘测文件、质量评定(验收)文件、竣工验收文件、竣工图等。

　　第十八条　建设单位加强对项目档案的开发利用，组织做好项目建设大事记、项目专题文件材料汇编、工程介绍、工程图集等多种形式的档案编研工作。

　　第十九条　项目档案库房面积应满足项目档案管理的要求，保管条件应符合档案保护技术要求。

　　第二十条　涉及国家秘密的文件材料，按照有关要求确定密级、保密期限并严格控制其知悉范围;涉密项目档案的保管和利用应符合国家有关保密管理要求，超过保密期限的涉密项目档案不得直接公开，由原定密单位按照有关规定进行解密审核，并决定是否公开。

　　第二十一条　停建、缓建项目的档案由建设单位保存;资产与产权变动单位的项目档案处置，依据国家相关要求执行。

第四章　项目档案验收

　　第二十二条　项目档案验收是项目竣工验收的必备条件之一。未经项目档案验收或项目档案验收不合格的，不得进行现场竣工验收。

　　第二十三条　项目档案验收应具备下列条件：

　　(一)除尾工工程外，完成了批复的建设内容;

　　(二)完成了项目环保、消防、安全设施、职业卫生等单项验收工作;

　　(三)完成了项目竣工财务决算审计工作;

　　(四)完成了项目建设全部文件材料的归档工作。

　　第二十四条　建设单位在提出项目档案验收申请前，应完成对项目档案的自查，形成自查报告，并在项目档案验收1个月前向项目档案验收组织单位报送验收申请，其内容主要包括：项目概况、项目档案工作情况、项目档案自查中存在的主要问题及整改情况、项目档案目录等。

　　第二十五条　建设单位在项目档案验收时应向验收组提供下列材料：

　　(一)项目档案验收汇报材料。主要内容包括：项目建设依据性文件，建设内容、建设时间、建设地点，项目批复投资情况，项目建设完成情况，招投标执行情况，环保、消防、安全设施和职业卫生等验收情况，项目审计完成情况，项目档案工作情况，监理单位对归档文件材料的审核报告等;

　　(二)项目招投标、合同、单项工程划分、设备、主要参建单位等清单;

　　(三)项目档案管理规章制度与标准规范，档案分类方案，项目档案移交清单，参建单位归档说明，项目档案管理、指导、检查等方面材料;(四)全部案卷及目录。

　　第二十六条总投资超过1亿元的项目应组织档案预验收。复杂和建设周期超过5年的项目，可采取分阶段、分专业的方式组织项目档案验收。

第五章　奖惩

　　第二十七条主管单位及建设单位对在项目档案工作和档案验收中成绩突出的集体或个人视情况予以奖励和表彰。

　　第二十八条主管单位及建设单位对在项目档案工作中违反规定造成重大损失的集体或个人，视情节轻重予以通报批评、处分或依法追究责任。

第六章　附则

　　第二十九条　本办法由国家国防科技工业局负责解释。

　　第三十条　使用其他渠道资金的国防科技工业固定资产投资项目的档案工作，参照本办法执行。

　　第三十一条　本办法自印发之日起施行。原《国防科技工业固定资产投资项目档案管理规定》(科工办[2007]744号)同时废止。