3C分销企业办公自动化系统选型和实施的研究_3C分销企业_办公自动化系统

3C分销企业办公自动化系统选型和实施的研究

2011/2/21 15:22:47

3C分销企业办公自动化系统选型和实施的研究

1 3C分销企业办公自动化系统建设的背景和目标

1.1 3C分销企业办公自动化系统建设的行业背景

      3C分销企业主要指从事计算机（Computer）、通讯(Communication)、消费类电子(Consumer electronics)产品批发销售的行业[1]。国内计算机产品分销企业的典型代表为神州数码、英迈国际等主要销售产品为通用PC机、服务器、笔记本电脑等；通讯分销企业以天音通信、中邮器材、爱施德为主，主要从事手机、无线固话等产品销售。这两类分销企业同时也销售IPAD、数码相机、摄像机等消费类电子产品。国内3C分销企业经过近30年的发展，行业集中度越来越高，竞争越来越激烈。以手机分销行业为例，2008年销售金额约为1811亿，前三大分销企业约为600亿，计算机类前10大分销企业营业额也超过行业的40%。
       目前3C分销行业面临的最大挑战是高成本，低利润的行业环境以及同行之间的激烈竞争[2]。3C分销企业面临的第二大挑战是厂商、移动运营商渠道的扁平化以及将分销商作为资金物流平台，进一步挤压分销商的利润空间，对分销企业运营效率和成本控制提出严峻考验。第三大挑战是面临低成本的B2C网上销售等新兴模式的竞争，电视购物、网上销售等新兴模式由于不需要店面租金、覆盖面广等优势对传统的3C分销企业冲击明显。淘宝网和京东商城是等新兴企业快速崛起销弱了3C分销企业的市场份额。
       面对此市场环境压力，3C分销企业建设办公自动化系统（Office Automation简称OA）主要目标是提高内部信息沟通共享、优化运营流程、降低运作成本。

1.2 3C分销企业OA建设目标

3C分销OA系统主要涵盖两个方面的功能：信息管理和工作流。信息管理具体包括企业信息发布、查询、信息沉淀和分类管理等功能，逐步建设成为企业的内部信息交流平台，让员工养成习惯每天进入公司打开电脑首先登陆的就是OA系统；工作流模块主要包括流程申请、流程审批、流程查询以及企业流程分析报表等功能，成为承载企业内部流程流转的平台。从以上功能需求分析，OA系统是企业信息的内部门户，因此还需要支持域帐号（AD）单点登陆，与人力资源系统、ERP系统集成等。 3C分销企业多数为跨区域型的全国性公司，管理层员工经常出差，OA系统需要支持多种接入方式。

2 3C分销企业OA系统选型关键要素和评价方法

2.1 OA系统选型关键要素

       最近10年来，软件技术突飞猛进，各种OA系统解决方案也层出不穷， OA的系统平台选型和供应商选择成为3C分销企业系统建设面临的首要问题。
       通过对OA系统的建设目标分析，我们可以看出无论从用户数还是使用频率OA系统都是企业应用面最广的系统，因此系统的稳定性、运行速度和界面友好性是选型的第一要素。随着企业流程的逐步成熟固化以及需要管理的内部信息范围拓宽，OA系统建设也是一个长期和不断完善的工作，这就对OA系统的工作流平台以及信息管理平台的开放性提出较高要求，分销企业技术人员自身要能够快速掌握平台技术，在不依赖供应商的情况下持续建设OA系统。
       OA系统建设不仅仅是一个技术性平台搭建，更重要的是企业流程梳理和信息管理的知识输入过程。我们在选择技术平台的同时，也要关注供应商的选择。供应商选择的首要标准是其在分销行业的实施经验，必须有同行业的成功用户和良好口碑。其次供应商推荐的项目经理和关键开发人员也是选择的重要依据。同时，要选择和本企业OA项目规模实力相匹配的供应商，参考要素有供应商总部所在地、行业地位、对本项目的重视度等。
      成本是OA系统选型需要关注的另一要素，成本包含了软件费用、硬件平台、集成费用、售后服务费用四个方面。除了考虑项目当期显性的成本投入，还需要考虑未来系统维护成本，软件升级费用，网络带宽等长期隐性成本。

2.2 OA系统选型评价方法

根据上述OA系统选型评价要素的分析，分销企业可以制定详细的评估模型如下图一所示。四个评估纬度：供应商资质、技术、成本、项目管理的权重建议按照1：5：3：1定义。具体细项标准可以针对企业的关注点增减。在选型评估的过程中，还需要关注三点：
1)供应商技术能力和资质的评价不能仅仅依赖供应商的投标文件，分销企业可以请供应商提供同类客户的名单，分销企业自行实地调研考察。
2)技术和项目管理指标要和商务条款挂钩，项目分阶段实施验收付款
3)对供应商提供的项目经理和关键技术人员面试并保证其持续在本项目中工作。

评价纬度和总权重

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