人民银行电子档案系统加强档案科学管理
2010/4/8 11:02:00
中国人民银行的档案文件是人民银行和国家的宝贵财富，它是中国人民银行工作活动的历史记录，反映人民银行贯彻执行党和国家的路线、方针、政策的情况，也反映人民银行在不同时期的历史面貌，是进行日常工作、经验总结、金融研究的依据和必要条件。以前，中国人民银行档案归档的文件材料一直采用纸介质，管理及查寻这些信息非常耗时且容易发生人为错误。自从使用了基于Adobe Acrobat及Adobe PDF的中国人民银行电子档案系统后，情况就完全不同了：中国人民银行各项工作中形成的应归档保存的发文文件材料可以自动转为PDF文件，并及时归入档案库，全行各部门办公人员能够随时查询和阅读最新的档案文件。有效地提高了查寻档案的运作效率，业务运作的安全性和准确性得到了显著的提升。
中国人民银行电子档案系统建立了统一的档案文件数据库，集中保存中国人民银行总行党、政、工、团等在各项工作中形成的应归档保存的发文文件材料，包含了自1948年至今的全部历史档案，共10万余份档案文件，达96万页。电子档案系统支持BS和CS两种模式，为办公厅档案处管理人员提供文件分类组织、编制和打印档案目录、权限分配及历史档案管理等强大管理功能。系统提供网络浏览器查询界面，支持文件编号、文件标题、责任者、主送单位、主题词和文件日期关键字等多种组合查询方式，能够让全行各级领导、工作人员方便快捷地查阅档案文件。
PDF加快了文件归档速度
中国人民银行电子档案系统改变了传统的手工作业方式管理档案。以前，中国人民银行总行每年的档案整理工作于第二年的1-3月份进行，档案管理人员要从众多的机关部门收集档案资料，然后进行手工的编辑、分类、存档等工作。不但工作强度大，而且容易发生人为错误；文件归档周期过长，降低了档案利用的时效性，直接影响各部门的工作效率和质量。在应用电子档案系统后，各种文件入库工作变得非常简单，所有PDF格式的新档案都做到了即有即入、及时快捷，大大减轻了档案管理人员的工作量。
中国人民银行电子档案系统基于J2EE体系结构，能够通过局域网与公文传输系统和办公自动化系统实现无缝连接，所有文件能够自动转换为Adobe PDF格式并自动加密，之后会及时归入档案库，令全行各部门办公人员能够随时查询和阅读最新的档案文件。系统架构如图所示：
随时访问 提高效率
中国人民银行电子档案系统改变了行政办公事务中传统的档案借阅方式。以往，在需要调阅档案文件时，借阅人员必须亲自到档案室，向档案管理人员提出申请，并提供所需资料的主题和范围,管理人员则使用档案目录进行人工检索，最后将查询到的相关档案文件从资料库里搬出提供给借阅人。如果借阅人发现检索出的资料并不符合自己的要求，那么，档案管理人员要再次重复上述工作，直到找到借阅人实际需要的档案。这样的重复工作有时还要进行多次，极大地浪费了办公人员的时间和精力。人民银行档案管理工作人员表示：基于纸张的系统意味着昂贵的保管设施，易丢失和归错的文档，对于两个或更多的人同时浏览同一份文档更是无能为力。
在应用电子档案系统后，各部门的办公人员可以在Windows、Macintosh或UNIX等不同平台上登录机关内部互联网，进入电子档案系统后，利用下载的免费Adobe Reader软件就可查询和浏览自己所需的Adobe PDF格式档案文件。Adobe PDF格式能够保留原文档包括字符、字体、版式和色彩在内的全部信息，并且文件浏览不会受到操作系统、网络环境、应用程序版本及字体的限制，这是档案文档必不可少的条件，而且由于文档所占存储空间较小使得网上下载的速度非常快。
系统为查询人员提供了灵活多样的检索方式，同时系统还根据不同人员的所属部门和职务设置了不同的电子档案查阅范围与权限。如果希望查看更多自己权限范围外的档案，系统还会自动提醒用户进行申请，在获得批准后，才能进行查阅，有效防止档案文件网上泄密。使用电子化管理让整个档案查询、文件阅览工作都变得简单方便，大大提高了办公效率。
与人行LDAP系统紧密集成
利用先进的计算机网络技术，中国人民银行电子档案系统实现了对文件的集中统一管理，避免分散保存，确保档案完整、准确和有效利用。电子档案系统与人行内部的LDAP系统的有效集成，实现了单点登录和目录同步。系统实施统一的文档格式标准PDF，扩大了电子档案的共享范围，充分保证档案的安全、保密性。通过采用已成为全球电子文档分发的事实工业标准PDF，系统轻松实现与国内单位和国际组织的文件交换。通过加密PDF文件，实现对上网发布的档案文件进行防打印、防下载和防删改等技术性保护处理，防止泄密、侵权或信息内容被删改的发生。系统建立统一的数据接口规范，为与公文传输系统、办公自动化系统等其它应用系统的高度集成奠定了坚实的基础，极大提高各类文件归档的实时性。
中国人民银行之所以选用Adobe PDF作为其电子档案文档的标准，是因为PDF已经成为在线文件传递的标准，以及免费Adobe Reader软件的普及。中国人民银行电子档案系统的建立也带来明显的经济效益。如果沿用传统的手工档案管理方式，总行每年档案借阅达2600人次，被借阅文件共达26500页，其中大部分的文件被借阅人复印作为资料。使用电子档案后，就复印设备损耗和复印纸两项可每年节省数万元，而人力和时间的节约更是用金钱无法衡量的。
作为中央银行，人民银行坚持采用先进的信息技术，深入推动本单位信息化建设的进程。电子档案系统加强了中国人民银行文书档案的科学管理，充分发挥档案在人民银行工作中的重要作用。
中国人民银行电子档案系统建立了统一的档案文件数据库，集中保存中国人民银行总行党、政、工、团等在各项工作中形成的应归档保存的发文文件材料，包含了自1948年至今的全部历史档案，共10万余份档案文件，达96万页。电子档案系统支持BS和CS两种模式，为办公厅档案处管理人员提供文件分类组织、编制和打印档案目录、权限分配及历史档案管理等强大管理功能。系统提供网络浏览器查询界面，支持文件编号、文件标题、责任者、主送单位、主题词和文件日期关键字等多种组合查询方式，能够让全行各级领导、工作人员方便快捷地查阅档案文件。
PDF加快了文件归档速度
中国人民银行电子档案系统改变了传统的手工作业方式管理档案。以前，中国人民银行总行每年的档案整理工作于第二年的1-3月份进行，档案管理人员要从众多的机关部门收集档案资料，然后进行手工的编辑、分类、存档等工作。不但工作强度大，而且容易发生人为错误；文件归档周期过长，降低了档案利用的时效性，直接影响各部门的工作效率和质量。在应用电子档案系统后，各种文件入库工作变得非常简单，所有PDF格式的新档案都做到了即有即入、及时快捷，大大减轻了档案管理人员的工作量。
中国人民银行电子档案系统基于J2EE体系结构，能够通过局域网与公文传输系统和办公自动化系统实现无缝连接，所有文件能够自动转换为Adobe PDF格式并自动加密，之后会及时归入档案库，令全行各部门办公人员能够随时查询和阅读最新的档案文件。系统架构如图所示：
随时访问 提高效率
中国人民银行电子档案系统改变了行政办公事务中传统的档案借阅方式。以往，在需要调阅档案文件时，借阅人员必须亲自到档案室，向档案管理人员提出申请，并提供所需资料的主题和范围,管理人员则使用档案目录进行人工检索，最后将查询到的相关档案文件从资料库里搬出提供给借阅人。如果借阅人发现检索出的资料并不符合自己的要求，那么，档案管理人员要再次重复上述工作，直到找到借阅人实际需要的档案。这样的重复工作有时还要进行多次，极大地浪费了办公人员的时间和精力。人民银行档案管理工作人员表示：基于纸张的系统意味着昂贵的保管设施，易丢失和归错的文档，对于两个或更多的人同时浏览同一份文档更是无能为力。
在应用电子档案系统后，各部门的办公人员可以在Windows、Macintosh或UNIX等不同平台上登录机关内部互联网，进入电子档案系统后，利用下载的免费Adobe Reader软件就可查询和浏览自己所需的Adobe PDF格式档案文件。Adobe PDF格式能够保留原文档包括字符、字体、版式和色彩在内的全部信息，并且文件浏览不会受到操作系统、网络环境、应用程序版本及字体的限制，这是档案文档必不可少的条件，而且由于文档所占存储空间较小使得网上下载的速度非常快。
系统为查询人员提供了灵活多样的检索方式，同时系统还根据不同人员的所属部门和职务设置了不同的电子档案查阅范围与权限。如果希望查看更多自己权限范围外的档案，系统还会自动提醒用户进行申请，在获得批准后，才能进行查阅，有效防止档案文件网上泄密。使用电子化管理让整个档案查询、文件阅览工作都变得简单方便，大大提高了办公效率。
与人行LDAP系统紧密集成
利用先进的计算机网络技术，中国人民银行电子档案系统实现了对文件的集中统一管理，避免分散保存，确保档案完整、准确和有效利用。电子档案系统与人行内部的LDAP系统的有效集成，实现了单点登录和目录同步。系统实施统一的文档格式标准PDF，扩大了电子档案的共享范围，充分保证档案的安全、保密性。通过采用已成为全球电子文档分发的事实工业标准PDF，系统轻松实现与国内单位和国际组织的文件交换。通过加密PDF文件，实现对上网发布的档案文件进行防打印、防下载和防删改等技术性保护处理，防止泄密、侵权或信息内容被删改的发生。系统建立统一的数据接口规范，为与公文传输系统、办公自动化系统等其它应用系统的高度集成奠定了坚实的基础，极大提高各类文件归档的实时性。
中国人民银行之所以选用Adobe PDF作为其电子档案文档的标准，是因为PDF已经成为在线文件传递的标准，以及免费Adobe Reader软件的普及。中国人民银行电子档案系统的建立也带来明显的经济效益。如果沿用传统的手工档案管理方式，总行每年档案借阅达2600人次，被借阅文件共达26500页，其中大部分的文件被借阅人复印作为资料。使用电子档案后，就复印设备损耗和复印纸两项可每年节省数万元，而人力和时间的节约更是用金钱无法衡量的。
作为中央银行，人民银行坚持采用先进的信息技术，深入推动本单位信息化建设的进程。电子档案系统加强了中国人民银行文书档案的科学管理，充分发挥档案在人民银行工作中的重要作用。
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